ÁREA DO
Introdução:
Nova funcionalidade “Conciliação Bancária” – Veja o Vídeo
Orientações:
A Conciliação Contábil consiste no processo de comparação de duas ou mais informações com a finalidade de fazer ajuste entre si, e sua respectiva movimentação, visando adequar seu saldo a efetiva realidade promovendo ajustes necessários na escrituração dando clareza aos resultados.
Cadastro:
Conforme imagem abaixo, foi feita a implementação da aba “Conciliação Bancária”, para ter acesso o usuário deve ir:
Caminho: Cadastro > Empresa > Conciliação Bancária
Neste campo é necessário informar os dados de acordo com as informações do extrato bancário
Ano: Referente ao ano do cadastro da Conta Bancária;
Banco: Ao clicar na opção, o sistema apresenta uma lista de bancos já cadastrados, o usuário deve selecionar a opção desejada;
Nome: Ao preencher o “Banco”, este campo é preenchido de forma automática;
Agência e Conta: Devem ser preenchidos de acordo com as informações dos Dados Bancários;
Conta Contábil: Clicando na opção , são abertas as contas referentes ao Plano de Contas vinculado a empresa, sendo necessário informar a conta correspondente ao extrato.
Cadastro > Plano de Contas > Conciliação Bancária (Parâmetros):
Foi feita a implementação da aba “Conciliação Bancária (Parâmetros) ”, para ter acesso o usuário deve ir:
Caminho: Cadastro > Plano de Contas > Conciliação Bancária (Parâmetros)
Neste campo devemos informar a empresa, plano de contas e código da conta (a conta que foi informada no cadastro da empresa).
Na aba “Parâmetros”:
Plano de Contas: Selecionar o plano de contas utilizado pela empresa dentro do ano calendário;
Código da Conta: Informar a conta referente a contra partida de acordo com as contas cadastradas no plano de contas;
Texto Padrão: Este campo tem a função de associar o texto informado à conta contábil que desejar;
Recomendamos que o texto incluído seja um espelho das nomenclaturas informadas nos lançamentos dentro do extrato bancário para otimizar a rotina de conciliação.
Classificação da Conta e Descrição: Ao mencionar o código da conta o sistema preenche de forma automática sua classificação e descrição;
Código do Histórico: Informar o histórico relacionado a conta;
Descrição do Histórico: Ao mencionar o código do histórico conta o sistema preenche de forma automática sua classificação e descrição;
Lista Parâmetros: O sistema traz todas as parametrizações cadastradas na determinada empresa.
Ao clicar duas vezes no registro é possível a “Edição” ou “Exclusão” do parâmetro.
Na parte inferior da tela, temos a opção , essa tecla tem a função de copiar toda a lista de parâmetro para outra empresa, ou seja, ao clicar na opção “cópia” o sistema abre uma relação apenas de empresas com o mesmo Plano de Contas.
Movimento > Conciliação Contábil:
Para realizar a importação do extrato bancário, o usuário deve ir:
Caminho: Movimento > Conciliação Bancária
Neste tela, o usuário deve clicar em , selecionar o arquivo em formato OFX/OFC para realizar a importação do extrato bancário, e automaticamente o sistema identifica qual empresa o arquivo pertence.
Do lado esquerdo temos as informações do “Extrato” e do lado direito o “Razão”
IMPORTANTE: O sistema só reconhece um mês no extrato. Caso o extrato contenha mais de um mês, apenas o primeiro será considerado.
Lado Esquerdo Extrato
Os campos “Data / Descrição / Valor”, são preenchidos no momento da importação do arquivo, já os demais campos como “Conta Contábil/ Histórico” são preenchidos de forma manual.
A parametrização dos lançamentos importados através do extrato bancário também pode ser realizada na própria tela de conciliação.
Do lado esquerdo da tela do extrato na coluna do campo “Descrição” onde consta a nomenclatura do lançamento conforme extrato, após a inclusão da “Conta Contábil” e do “Histórico” é possível selecionar o “Texto Padrão” com duplo click do mouse.
Após selecionar o texto o usuário deve teclar “Enter”, em seguida o sistema vai informar uma mensagem ao usuário dando a opção de gravar a frase selecionada para o reconhecimento da mesma nas próximas importações.
IMPORTANTE:
Caso o usuário também não faça a parametrização direto pela tela do extrato, o sistema vai utilizar os 15 primeiros caracteres da coluna “Descrição” para gravar o lançamento importado via extrato bancário.
Após a inclusão da “Conta Contábil” e do “Histórico” o usuário pode mover a conta para o lado direito da tela onde consta os lançamentos do razão, sem incluir as duas informações o sistema não permite.
Caso o lançamento do extrato bancário ao ser importado já esteja lançado no razão, porém, exista conflito de “Data” ou até mesmo de “Valores”, o usuário pode sobrepor o lançamento arrastando o mesmo da esquerda “Extrato” para direita “Razão” o sistema vai apresentar uma mensagem solicitando a confirmação da alteração.
No exemplo os dois últimos números do lançamento foram invertidos, e para efetuar a correção direto pela tela de conciliação basta o usuário arrastar o lançamento importado do lado esquerdo da tela “Extrato” para o lado direito da tela “Razão” e confirmar a mensagem apresentada pelo sistema.
Ao realizar a importação do extrato bancário de uma empresa que já possua a movimentação bancária lançada manualmente na contabilidade, o usuário poderá alterar as contas contábeis e os históricos no “Extrato” e arrastar para o “Razão”.
Além de realizar alterações entre o “Extrato” e o “Razão”, neste cenário de empresa que já possui a movimentação bancária lançada manualmente na contabilidade, o usuário poderá também selecionar a “Descrição” definindo como “Texto Padrão” e atribuindo-lhes as contas contábeis e os históricos. Lembrando que ao definir o “Texto Padrão”, o CLM irá correr para os outros lançamentos que possui a mesma “Descrição” atribuindo-lhes a conta contábil e o histórico definidos ao selecionar o “Texto Padrão”.
Lado Direito Razão
É preenchido de forma automática, conforme a conciliação feita
Ao efetuar importação do arquivo de conciliação o sistema já vai trazer do lado direito da tela “Razão” os lançamentos contábeis já efetuados pelo usuário com as contas já parametrizadas.
Legenda Extrato:
– Vermelho – “Não Conciliado” e não possui os dados necessários para lançar no razão. (Conta Contábil e Histórico);
– Verde – “Conciliado” (Localizado no Razão pela Data e Valor);
– Azul com Tarja Amarela – “Não Conciliado”, porém possui os dados necessários para lançar no razão;
– Texto em Negrito – é o texto que foi utilizado como parâmetro para automatização.
Legenda Razão:
– Vermelho – “Não Conciliado” (Não localizou nenhuma correspondência para o lançamento no Extrato);
– Verde – Está conciliado e gravado na contabilidade (Localizado no Extrato pela Data e Valor);
– Azul – Está conciliado e precisa ser gravado dentro da tela de conciliação para constar na contabilidade (Localizado no Extrato pela Data e Valor).
IMPORTANTE: Após realizar a importação do extrato o sistema renomeia esse arquivo para facilitar sua identificação e altera sua extensão para:
(.parcial) – quando a conciliação não contemplou todos os lançamentos;
(.processado) – quando a totalidade do extrato foi conciliado.
Exemplo de um extrato de Set/2020 da empresa 5167 conciliado parcialmente
| Arquivo original: | extrato (4).ofx |
| Novo nome: | 5167-Set-2020-extrato (4).parcial |
Todo arquivo pode ser processado novamente.
Lançamento múltiplo (*********)
Para lançamentos que contenham múltiplas contas de contra partida o sistema apenas exibirá a legenda caso já esteja conciliado, não sendo permitido qualquer outra interação.
Esse tipo de situação ocorre quando é realizado um lançamento múltiplo de forma manual ou quando um lançamento originalmente criado pela conciliação é alterado posteriormente de forma manual.
Movimento > Lançamentos Contábeis:
Conciliação concluída, próximo passo verificar os lançamentos e para conferir o lançamento basta entrar em:
Caminho: Movimento > Lançamentos Contábeis
De acordo com imagem acima, observamos que a origem do lançamento foi feita através da conciliação bancária, sendo assim o descritivo fica “Lançamento realizado através de Conciliação Bancária” caso o usuário altere.
Histórico: a Origem do Lançamento fica “Lançamento realizado através de Conciliação Bancária e alterado pelo usuário”;
Conta Contábil ou Valor: o sistema apresenta a seguinte mensagem: “LANÇAMENTO ORIGINADO DE CONCILIAÇÃO BANCÁRIA, E ALTERAÇÃO REALIZADA IRÁ DESCARACTERIZÁ-LO. DESEJA CONTINUAR?”
